Инструкция · делегирование задач
Делегирование редко ломается в момент передачи. Оно ломается на третий день, когда руководитель уже не помнит, кому что отдал, а сотрудник уверен, что «это было не срочно». Здесь собраны правила делегирования задач подчинённым, которые работают в небольших командах, четыре ошибки, которые встречаются в каждом рабочем чате, и способ держать контроль без ежедневного «ну что там?».
Написано для руководителей отделов, филиалов и команд, которые работают в Telegram.
Каждое из них про форму, в которой задача уходит от вас. Форму можно поменять уже сегодня, характер сотрудников нет.
«Позвони поставщику» это действие. «Получи от поставщика подтверждённые сроки поставки к четвергу» это результат. Сотрудник, который понимает результат, сам решит, звонить или писать, и не вернётся с «позвонил, не берут трубку».
Поручение «команде» никому не принадлежит. Разделите работу на части и у каждой части назовите человека по имени. Если разделить нельзя, пусть каждый участник отчитается отдельно, а не старший за всех.
«Как освободишься» сотрудник читает как разрешение не делать. Задаче нужен момент, после которого она просрочена. Если реальный срок знает только исполнитель, попросите его назвать дату самому и запишите её: названный самим срок держится лучше назначенного.
Делегированная работа должна прийти обратно сама: сотрудник отмечает «сделал», а не ждёт вопроса. Ваша часть договора это приёмка. Принять или вернуть на доработку, но не молчать.
Напоминание до срока лично исполнителю, о просрочке один раз. Ежедневный вопрос «ну что там?» в общем чате разрушает и делегирование, и отношения. Если статус виден всем, спрашивать не приходится.
Сотрудник задаёт уточняющий вопрос, руководитель отвечает «ладно, сам сделаю». Вопрос это нормальная часть работы. Ответьте на него в комментарии к задаче, не забирая её.
Работу передали, а доступ к базе, бюджет или право принять решение остались у руководителя. Через день сотрудник упирается в стену и ждёт.
Работа выполнена, но никто на неё не посмотрел. Через неделю выясняется, что сделано не то. Приёмка занимает минуту, переделка занимает день.
Постоянные вопросы о ходе работы означают, что у задачи нет видимого статуса. Дайте статусу место, где его видят все, и вопросы кончатся сами.
Правила выше работают и на бумаге. Бот нужен, чтобы их не приходилось держать силой воли.
См. также: Контроль задач сотрудников · Планировщик задач для команды · Бот-напоминалка · Бот для рабочей группы · Исполнительская дисциплина · инструкция по контролю поручений · сравнение с альтернативами.
Те, где решение по определению ваше: оценка людей, дисциплинарные вопросы, стратегия, переговоры под NDA. Всё, что имеет измеримый результат и повторяется, отдавать можно и нужно.
Либо разделить её на части с отдельными исполнителями, либо назначить всем и требовать отчёт от каждого. В DeloPulse задача на троих имеет три статуса и закрывается, только когда отметились все трое.
Сначала личное напоминание до срока, потом одно публичное сообщение о просрочке. Если не помогло и это, дело не в контроле, а в самой задаче или в мотивации. Тут нужен разговор, а не четвёртое напоминание.
Нет. Правила выше можно соблюдать вручную. Программа нужна, когда задач больше десятка в неделю и держать их в голове уже не выходит. DeloPulse ставится в существующий чат бесплатно, осваивать сотрудникам ничего не нужно.
Начните за минуту
Назовите исполнителя, поставьте срок, дождитесь отметки и примите результат. DeloPulse проследит за всеми четырьмя шагами.
Добавить бота в группу