Инструкция · делегирование задач
Делегирование редко ломается в момент передачи. Обычно это происходит на третий день: руководитель уже не помнит, кому что отдал, а сотрудник уверен, что «это было не срочно». Здесь собраны правила делегирования задач подчинённым, которые работают в рабочих группах, шесть частых ошибок и способ держать контроль без ежедневного «ну что там?».
Написано для руководителей отделов, филиалов и команд, которые работают в Telegram.
Делегирование задач сотрудникам означает передачу подчинённому ответственности за результат вместе с правом самому выбирать способ. Разовое «отправь письмо» ещё не делегирование: сотрудник выполняет действие, а думать о результате по-прежнему приходится руководителю.
Результат, срок, нужные доступы и право решать в пределах задачи. Если сотрудник по каждой мелочи возвращается с вопросом «а можно так?», полномочия ему не передали, хотя задачу формально отдали.
Ответственность перед своим начальником и клиентом. Если отчёт сорван, спросят с того, кто его поручил. Поэтому следить за задачей после передачи руководителю всё равно придётся.
Освободить время под работу, которую за него никто не сделает: планирование, найм, переговоры. Руководитель отдела, который сам сводит таблицы продаж, чаще всего просто не нашёл, кому и в какой форме их передать.
Задача чуть сложнее привычной, с понятным сроком и внятной приёмкой, учит быстрее любого инструктажа. Какие задачи для этого подходят, а какие лучше оставить себе, разобрано в статье какие задачи можно делегировать.
Все пять касаются того, как задача сформулирована и передана, поэтому соблюдать их можно начать со следующего поручения.
«Позвони поставщику» это действие. «Получи от поставщика подтверждённые сроки поставки к четвергу» это результат. Сотрудник, который понимает результат, сам решит, звонить или писать, и не вернётся с «позвонил, не берут трубку».
Поручение «команде» никому не принадлежит. Разделите работу на части и у каждой части назовите человека по имени. Если разделить нельзя, пусть каждый участник отчитается отдельно, без старшего, который отвечает за всех.
«Как освободишься» сотрудник читает как разрешение не делать. Задаче нужен момент, после которого она просрочена. Если реальный срок знает только исполнитель, попросите его назвать дату самому и запишите её в задачу, чтобы через неделю не спорить, о каком дне договаривались.
Делегированная работа должна прийти обратно сама: сотрудник отмечает «сделал» сам, не дожидаясь вопроса. Ваша часть договора это приёмка: посмотреть результат и принять его или вернуть на доработку с комментарием. Если отметка висит без ответа три дня, в следующий раз сотрудник может и не отметиться.
Напоминание до срока лично исполнителю, о просрочке один раз. Ежедневный вопрос «ну что там?» в общем чате сотрудник читает как недоверие и скоро начинает отчитываться о каждом звонке. Когда статус виден в карточке, спрашивать незачем.
В учебниках по менеджменту этапов от пяти до семи, и различаются они в основном нарезкой. Ниже порядок, в котором их удобно проходить руководителю отдела на практике.
Слева типичное сообщение руководителя, справа то же поручение, переписанное по правилам выше. Второе длиннее на пару строк, зато к нему не придётся возвращаться с вопросами.
В группе с DeloPulse достаточно отправить это сообщение с командой /task в начале: бот создаст карточку задачи с исполнителем и сроком, а файл поставщика можно приложить к самой задаче. Больше примеров формулировок в статье как правильно ставить задачи сотрудникам.
Сотрудник задаёт уточняющий вопрос, руководитель отвечает «ладно, сам сделаю». Вопрос это нормальная часть работы. Ответьте на него в комментарии к задаче, не забирая её.
Работу передали, а доступ к базе, бюджет или право принять решение остались у руководителя. Через день сотрудник упирается в стену и ждёт.
Работа выполнена, но никто на неё не посмотрел. Через неделю выясняется, что сделано не то. Проверка заняла бы пару минут, а переделка съедает день, обычно за счёт другой задачи.
Постоянные вопросы о ходе работы означают, что у задачи нет видимого статуса. Если ход работы отмечается в чек-листе, а срок и статус видны в карточке, каждое утро спрашивать не нужно.
Задачу отдают за час до срока, когда сами уже не успевают. Сотрудник получает аврал без единого шанса сделать хорошо, а руководитель в очередной раз убеждается, что поручить ничего нельзя.
В личке поручили одному, в общем чате через день другому. Оба сделали по половине или оба ждут друг друга. Пока ответственный не записан в одном месте, выяснять его приходится по двум перепискам.
Правила выше можно соблюдать и с блокнотом. Бот забирает у руководителя рутину: напоминать до срока и собирать отметки о выполнении.
Бесплатно. После добавления бота администратор выбирает язык и часовой пояс группы, и можно ставить задачи.
См. также: Контроль задач сотрудников · Планировщик задач для команды · Бот-напоминалка · Бот для рабочей группы · Исполнительская дисциплина · Нематериальная мотивация · инструкция по контролю поручений · сравнение с альтернативами · Отчёт о проделанной работе: образец.
Те, где решение по определению ваше: оценка людей, дисциплинарные вопросы, стратегия, переговоры под NDA. Всё, что имеет измеримый результат и повторяется, стоит отдавать.
Либо разделить её на части с отдельными исполнителями, либо назначить всем и требовать отчёт от каждого. В DeloPulse задача на троих имеет три статуса и закрывается, только когда отметились все трое.
Сначала личное напоминание до срока, потом одно публичное сообщение о просрочке. Если не помогло и это, дело уже в самой задаче или в мотивации, и тут нужен разговор. Спросите прямо, что мешает, ещё одно напоминание этого не выяснит.
Нет. Правила выше можно соблюдать вручную. Программа нужна, когда задач больше десятка в неделю и держать их в голове уже не выходит. DeloPulse ставится в существующий чат бесплатно, осваивать сотрудникам ничего не нужно.
Постановка задачи описывает, что сделать и к какому сроку. Делегирование добавляет к этому полномочия и ответственность за результат: сотрудник выбирает способ и принимает решения в пределах задачи, а по готовности отчитывается о результате. Поставить задачу можно и без делегирования, если руководитель продолжает решать за сотрудника каждый шаг.
Договоритесь о контрольных точках при передаче задачи: срок, отметка о выполнении, приёмка. Между ними сотрудника не спрашивайте. Длинную задачу разбейте на пункты чек-листа и смотрите, какие уже отмечены. В DeloPulse напоминания до срока бот отправляет сам, а постановщик видит статус каждого исполнителя в карточке задачи.
Начните за минуту
Назовите исполнителя и срок, а когда придёт отметка о выполнении, примите результат или верните на доработку. Напоминать и собирать отметки DeloPulse будет сам.
Добавить бота в группу