Отчёт о проделанной работе: образец и форма

Отчёт о проделанной работе пишут по двум разным поводам, и от повода зависит всё остальное. Либо руководитель не понимает, чем занят сотрудник, и просит отчёт как способ это узнать. Либо отчёт требуется по регламенту: конец месяца, конец испытательного срока, закрытие проекта. Первый случай отчётом не вылечить. Но раз отчёт просят, писать его всё равно придётся, так что ниже форма и правила для обоих.

Что должно быть в отчёте о проделанной работе

Пунктов шесть. Всё, что сверх них, руководитель пролистывает не читая.

Читать отчёт стоит в первую очередь ради пункта «что не сделано». Список успехов руководитель и так видит по результату работы. А про задержку, о которой промолчали, он узнает последним, когда сроки уже сорваны.

Отчёт за день, за неделю и за месяц

Это три разных документа, и путать их дорого. Различаются они тем, что считается единицей учёта, а длина тут дело второе.

• Ежедневный отчёт считает задачи. Три-пять строк, пишется за пять минут в конце дня. Если ежедневный отчёт занимает больше пяти минут, он превратился в дневник и его перестанут читать через неделю.
• В еженедельном единица измерения уже результат. «Закрыл вопрос с поставщиком» туда годится, «отвечал на письма» нет. Плюс обязательный список того, что переехало на следующую неделю, с новой датой.
• Ежемесячный строится на цифрах: сколько задач пришло, сколько закрыто, сколько закрыто в срок. Здесь уместны сравнения с прошлым месяцем, в дневном отчёте — нет. Последняя из трёх цифр и есть мера исполнительской дисциплины.

Ежедневные отчёты требуют чаще всего там, где руководитель не видит текущей работы. Сотрудник тратит на их написание 20 минут в неделю, руководитель примерно столько же на чтение, а новой информации в них так и нет, потому что за день редко успевает измениться что-то важное.

Как написать: результат вместо занятия

Главная правка в любом отчёте одна. Каждая строка отвечает на вопрос «что теперь можно сделать, чего нельзя было раньше». Чем автор был занят всю неделю, читателю неинтересно.

Проверить строку просто: если к ней нельзя приписать дату завершения, это занятие, а не результат. «Работал с поставщиками» длится вечно, «получил цены от трёх поставщиков» закончилось во вторник.

Второе правило касается объёма. Отчёт за месяц помещается на страницу. Всё, что не помещается, выносится в приложение.

Из-за чего отчёт не читают

• Нет дат. «Ведётся работа по договору» без срока означает, что срока нет.
• Смешаны сделанное и запланированное. Читатель не может отделить одно от другого и перестаёт верить всему списку.
• Проблемы спрятаны в конце или не названы. Руководитель узнаёт о срыве из отчёта за следующий период, когда помочь уже нельзя.
• Отчёт дублирует то, что и так видно. Если задачи ведутся в трекере или в рабочем чате, пересказывать их статус словами незачем: руководитель прочтёт то же самое второй раз.

Когда отчёты можно не писать

Отчёт о проделанной работе — это способ передать информацию, которая где-то уже есть, но недоступна руководителю. Если поручения раздаются в рабочем чате и там же отмечается их выполнение, отчёт за неделю собирается сам: видно, что поручено, кому, к какому сроку и что из этого сдано.

Признак, что отчёты стали ритуалом: их пишут, сдают и не обсуждают. Никто не задаёт вопросов по тексту, ничего не меняется после прочтения. Дорабатывать форму тогда бесполезно, дешевле сделать видимой саму работу. Контроль выполнения задач сотрудников в рабочей группе Telegram показывает статус каждого поручения без отдельного документа.

По теме: Таблица контроля поручений: шаблон для Excel · Как ставить задачи сотрудникам: чек-лист · Семь правил контроля поручений в чате.