Статьи · 13 сентября 2026
Отчёт о проделанной работе: образец и форма
Отчёт о проделанной работе нужен, чтобы руководитель узнал две вещи: что готово и где всё встало. Ниже бланк в Word и Excel, который можно заполнить сегодня, структура из шести пунктов, разница между отчётом за день, за неделю и за месяц и таблица формулировок, которые превращают «работал с поставщиками» в то, что можно прочитать.
Форма отчёта о проделанной работе
Word: бланк на одну страницу с шапкой, таблицей задач и полем для помех. Excel: тот же отчёт за день, за неделю и за месяц, три листа, итоги считаются сами.
Тот же отчёт таблицей: скачать xlsx — листы «За день», «За неделю», «За месяц», в последнем сводка по срокам.
Отчёт о проделанной работе пишут по двум разным поводам, и от повода зависит всё остальное. Либо руководитель не понимает, чем занят сотрудник, и просит отчёт как способ это узнать. Либо отчёт требуется по регламенту: конец месяца, конец испытательного срока, закрытие проекта. Первый случай лечится не отчётом, но пока его просят — писать приходится, и ниже форма и правила для обоих.
Что должно быть в отчёте о проделанной работе
Пунктов шесть. Всё остальное — украшение, которое руководитель пролистывает.
| Пункт | На какой вопрос отвечает | Как заполнять |
|---|---|---|
| Период | За что именно отчёт | Датами: с 1 по 30 сентября. Не «за сентябрь месяц» |
| Кто отчитывается | С кем разговаривать по тексту | Имя и должность |
| Что сделано | Главный пункт: какой результат получен | Список законченного. Каждая строка — результат, а не занятие |
| Что в работе | Чего ждать дальше и когда | Задача плюс дата, к которой будет готово |
| Что не сделано и почему | Где нужно вмешательство руководителя | Причина и что требуется. Этот пункт пропускают чаще всего, а читают первым |
| Цифры | Сравнить с прошлым периодом | Два-три числа, которые в этой работе вообще меняются |
Пункт «что не сделано» — единственная причина, по которой отчёт имеет смысл читать. Список успехов руководитель и так видит по результату работы; задержку, о которой не сказали, он узнает последним, когда сроки уже сорваны.
Отчёт за день, за неделю и за месяц
Это три разных документа, и путать их дорого. Разница не в объёме, а в том, что считается единицей.
- Ежедневный отчёт — единица измерения задача. Три-пять строк, пишется за пять минут в конце дня. Если ежедневный отчёт занимает больше пяти минут, он превратился в дневник и его перестанут читать через неделю.
- Еженедельный — единица измерения результат. Не «отвечал на письма», а «закрыл вопрос с поставщиком». Плюс обязательный список того, что переехало на следующую неделю, с новой датой.
- Ежемесячный — единица измерения цифра. Сколько задач пришло, сколько закрыто, сколько закрыто в срок. Здесь уместны сравнения с прошлым месяцем, в дневном отчёте — нет.
Ежедневные отчёты требуют чаще всего там, где руководитель не видит текущей работы. Стоит понимать цену: сотрудник тратит 20 минут в неделю на их написание, руководитель — примерно столько же на чтение, и никакой новой информации из них не появляется, потому что за день редко успевает измениться что-то важное.
Как написать: результат вместо занятия
Главная правка в любом отчёте одна. Строка должна отвечать на вопрос «что теперь можно сделать, чего нельзя было раньше», а не «чем я был занят».
| Как пишут | Как читается |
|---|---|
| Работал с поставщиками | Получил подтверждённые цены от трёх поставщиков, самая низкая у «Артель-Строй» |
| Занимался отчётностью | Сдал НДС за третий квартал, замечаний нет |
| Участвовал во встречах по проекту | Согласовал с заказчиком перенос сдачи на 15 октября, письмо в почте |
| Вёл переговоры по объекту | Объект на Чиланзаре: смета согласована, договор на подписи у юриста |
Проверить строку просто: если к ней нельзя приписать дату завершения, это занятие, а не результат. «Работал с поставщиками» длится вечно, «получил цены от трёх поставщиков» закончилось во вторник.
Второе правило — про объём. Отчёт за месяц помещается на страницу. Всё, что не помещается, пишется в приложении, и обычно выясняется, что приложение никому не нужно.
Из-за чего отчёт не читают
- Нет дат. «Ведётся работа по договору» без срока означает, что срока нет.
- Смешаны сделанное и запланированное. Читатель не может отделить одно от другого и перестаёт верить всему списку.
- Проблемы спрятаны в конце или не названы. Руководитель узнаёт о срыве из отчёта за следующий период, когда помочь уже нельзя.
- Отчёт дублирует то, что и так видно. Если задачи ведутся в трекере или в рабочем чате, пересказ их статуса словами — работа ради работы.
Когда отчёты можно не писать
Отчёт о проделанной работе — это способ передать информацию, которая где-то уже есть, но недоступна руководителю. Если поручения раздаются в рабочем чате и там же отмечается их выполнение, отчёт за неделю собирается сам: видно, что поручено, кому, к какому сроку и что из этого сдано.
Признак, что отчёты стали ритуалом: их пишут, сдают и не обсуждают. Никто не задаёт вопросов по тексту, ничего не меняется после прочтения. В этот момент дешевле не улучшать форму отчёта, а сделать саму работу видимой. Контроль выполнения задач сотрудников в рабочей группе Telegram показывает статус каждого поручения без отдельного документа.
По теме: Таблица контроля поручений: шаблон для Excel · Как ставить задачи сотрудникам: чек-лист · Семь правил контроля поручений в чате.
Частые вопросы
Как написать отчёт о проделанной работе за месяц?
Возьмите бланк выше и заполните шесть пунктов: период датами, что сделано (список законченного), что в работе с датами готовности, что не сделано и почему, две-три цифры за месяц. Объём — одна страница. Формулировки проверяйте вопросом «когда это закончилось»: если ответа нет, строка описывает занятие, а не результат.
Чем отчёт за день отличается от отчёта за неделю?
Единицей измерения. В дневном перечисляются задачи, три-пять строк за пять минут. В недельном — результаты и обязательный список того, что переехало на следующую неделю с новой датой. Ежемесячный отчёт строится уже на цифрах: сколько задач пришло, сколько закрыто, сколько закрыто в срок.
Нужно ли писать в отчёте о том, что не получилось?
Да, и это самый полезный пункт. Список выполненного руководитель видит по результату работы, а о задержке, которую не назвали, он узнаёт последним — когда срок уже сорван. Указывайте причину и то, что требуется от руководителя.
В каком формате сдавать отчёт — Word или Excel?
Word, если отчёт читает человек и в нём есть текст про причины и помехи. Excel, если отчёт сводится к перечню задач со сроками и по нему потом считают итоги. В бланках выше есть оба варианта с одинаковой структурой.
Обязан ли сотрудник писать отчёты о проделанной работе?
Если такая обязанность закреплена в трудовом договоре, должностной инструкции или локальном акте — да. Требование «просто присылайте, что делали» законной обязанности не создаёт, но на практике проще договориться о форме и периодичности, чем спорить: отчёт на страницу раз в неделю занимает меньше времени, чем обсуждение его необходимости.
Вместо еженедельного отчёта
Поручения и сроки видны без отдельного документа
DeloPulse держит поручения в рабочей группе Telegram: у каждого исполнителя своя отметка о выполнении, о сроке напоминает бот, а статистика за месяц собирается сама. Бесплатно, без регистрации.
Добавить бота в группу