Инструкция · исполнительская дисциплина
Исполнительская (её ещё называют исполнительной) дисциплина — это доля поручений, выполненных в срок и с нужным результатом. Это показатель, и его можно измерить. В рабочей группе он чаще зависит от того, как поставлено поручение, чем от людей, и поэтому его можно поднять. Ниже про то, как его считать, откуда берётся низкий уровень и что с ним делать по шагам.
Для руководителей отделов и команд. Приказ о дисциплине и отдельный отдел контроля для этого не понадобятся.
Под исполнительской дисциплиной понимают способность сотрудника или подразделения выполнять поручения в срок, в полном объёме и без повторных напоминаний. Термин пришёл из делопроизводства: в госорганах и крупных компаниях поручение регистрируют, ставят на контроль со сроком и снимают с контроля после отчёта. В команде, которая работает в Telegram, канцелярии нет, но механика остаётся той же. В документах и вакансиях встречается и вариант «исполнительная дисциплина сотрудников»: это то же самое понятие, просто другое написание.
Трудовая дисциплина про распорядок: пришёл вовремя, не ушёл раньше. Исполнительская про поручения. Сотрудник может ни разу не опоздать на работу и при этом срывать половину сроков, бывает и наоборот.
Соблюдение срока: он либо соблюдён, либо нет, и спорить тут не о чем. Полноту результата проверяет приёмка постановщиком. Поэтому показатель строят по срокам, а качество оставляют решению того, кто принимает работу.
Сотрудник отвечает за то, чтобы сделать в срок или заранее попросить перенос. Руководитель отвечает за то, чтобы у поручения были исполнитель, реалистичный срок и приёмка. Если отчёт поручили в пятницу в шесть вечера со сроком в понедельник к девяти утра, сорванный срок только на исполнителя не спишешь.
Общие 85% по отделу нередко означают, что большинство держит сроки, а двое срывают почти всё. В средней цифре этих двоих не видно, поэтому долю в срок считают по каждому сотруднику.
По фактам, которые есть у любой задачи со сроком. Ничего дополнительно собирать не нужно.
Число назначений, выполненных в срок, делим на число всех завершённых назначений со сроком за период. Восемь из десяти, значит 80%. Задачи без срока в расчёт не входят: их не с чем сравнивать.
Отметка о выполнении не позже срока. Если результат проверяет постановщик, берётся момент сдачи, время проверки в него не входит. Руководитель мог неделю не открывать задачу, исполнитель за это не отвечает.
Чаще всего берут месяц, реже неделю или квартал. Полезно сравнивать человека с ним же месяц назад. У менеджера с тремя задачами в месяц и у снабженца с тридцатью цифры получаются разного веса, ставить их рядом бессмысленно.
Ни баллов со штрафами, ни коэффициентов сложности. Как только задачам раздают веса, на планёрке начинают спорить, чей отчёт «тяжелее», и о сроках уже никто не говорит.
В небольшой команде система контроля состоит из трёх частей: поручение записано со сроком и исполнителем, напоминание приходит до срока, раз в неделю руководитель смотрит долю в срок по каждому. Журнал и отдел контроля нужны там, где поручений сотни в день. Сам недельный контроль занимает минут пятнадцать, смотреть стоит на четыре вещи.
Таблица в Excel или Google Таблицах ничего не стоит, и разбираться в ней никому не надо. Статусы в ней меняет тот, кто её ведёт, а о сроках она не напоминает. Готовый шаблон таблицы контроля поручений с формулой просрочки можно скачать бесплатно.
Если поручения регистрируют по номерам, а с контроля их снимает тот, кто поручал, удобнее журнал учёта поручений: в нём видно и перенос срока, и кто закрыл поручение.
Когда команда и так переписывается в Telegram-группе, учёт можно вести там же. DeloPulse записывает поручение со сроком и исполнителем, напоминает в личку тем, кто не отчитался, и считает долю задач в срок по каждому человеку.
В рабочих чатах причины почти всегда одни и те же, и все они про форму поручения.
За месяц у Малики 9 задач в срок из 10, у Рустама 4 из 7, это 57%. Прежде чем звать Рустама на разговор, откройте три его сорванные задачи. Если все три он получил в тот же день с пометкой «срочно», разговаривать нужно о том, как ставятся сроки в отделе. Если сроки были нормальными, а отметок о выполнении нет до сих пор, вопрос уже к самому Рустаму.
«Коллеги, нужно подготовить отчёт» прочитали все и не взял никто. Бухгалтер решил, что отчёт соберёт экономист, экономист ждал цифр от бухгалтера.
«До конца недели» для одного значит пятницу в обед, для другого понедельник утром. Пока срок не записан датой, просрочку зафиксировать нельзя, и спорить о ней бесполезно.
Задача считается сделанной, когда руководитель об этом случайно узнал. Контроль исполнительской дисциплины без отметки «выполнено» не получится: долю в срок считать просто не по чему.
Ежедневное «ну что там?» в общем чате раздражает тех, кто всё сдал вовремя. Отстающих оно тоже не подгоняет, а через неделю на такие сообщения уже никто не отвечает.
Общей шкалы с процентами нет, у каждой организации своя. Уровень проще определить по тому, что происходит со сроком и когда руководитель узнаёт о проблеме.
Срок пропущен, и о переносе никто не просил. Задача отмечена выполненной, а результата нет: отчёт не приложен, документ не отправлен. Поручение осталось без ответа, исполнитель не взял его в работу и не задал вопроса.
Перенос, согласованный с постановщиком до срока. Задача, которую постановщик снял сам. Время, пока готовый результат ждал проверки.
Нужны три записи: кому поручено, какой был срок и когда пришла отметка о выполнении. По ним нарушение видно без спора. Письменное объяснение уместно при повторном срыве, образец есть в статье объяснительная о невыполнении поручения.
Идти лучше по порядку. Сначала появляется цифра, а говорить о мотивации имеет смысл в самом конце, когда уже понятно, у кого проблема.
Пока цифры нет, есть только ощущение «они ничего не делают». Дайте поручениям срок и обязательную отметку, и через неделю-две у вас будет доля задач в срок по каждому. Нередко она выше, чем казалось, а проблема касается одного-двух человек.
У каждой части работы один исполнитель по имени. Если работу нельзя разделить, отчитаться обязан каждый участник по отдельности.
Дата и время, не «побыстрее». Если реальный срок знает только исполнитель, пусть назовёт его сам: снабженец лучше руководителя знает, сколько поставщик везёт кабель. Свою собственную дату человеку потом труднее сорвать без объяснений.
Напоминать после срока поздно, это уже разбор. Полезное напоминание приходит заранее и в личку, причём только тому, кто ещё не отчитался, а о просрочке группа узнаёт один раз.
Отметка «выполнено» означает, что исполнитель считает работу сделанной. Приёмка занимает минуту и снимает спор «я же сделал» против «это не то, что я просил».
Когда цифра низкая у конкретного человека, а у остальных нормальная, общие меры команды уже не помогут. Нужен разговор, и готовиться к нему лучше по фактам.
Откройте все его открытые задачи. Нередко человек срывает сроки потому, что на нём висит вдвое больше поручений, чем на соседе, и каждое пришло с пометкой «срочно» от разных руководителей.
Скажите прямо, что попросить перенос за день до срока нормально, а молча пропустить срок нет. В DeloPulse исполнитель запрашивает перенос из карточки задачи, решение остаётся за постановщиком.
Если сотрудник спорит с каждым сроком, попросите его называть дату самому и проверяйте, держит ли он собственные обещания. Учтите, что задачи в режиме «срок от исполнителя» DeloPulse в рейтинг не включает.
Со списком сорванных поручений и датами разговор идёт о работе, и оценки характера в нём не нужны. Как его построить и когда уместна объяснительная, разобрано в статье сотрудник не выполнил задачу в срок.
Механику этих шагов бот берёт на себя: сроки, напоминания, отметки о выполнении и подсчёт доли в срок.
Первая цифра по каждому человеку появится через неделю поручений со сроком.
См. также: Контроль задач сотрудников · Планировщик задач для команды · Делегирование задач · Бот-напоминалка · Бот для рабочей группы · инструкция по контролю поручений · сравнение с альтернативами · Сотрудник не выполнил задачу в срок.
В управленческой практике закрепилось «исполнительская», от слова «исполнитель». «Исполнительная» обычно встречается в других сочетаниях, например «исполнительная власть». В приказах и положениях организаций встречается и «исполнительная дисциплина сотрудников». Имеют в виду то же самое: поручения, выполненные в срок.
Единой нормы нет: показатель зависит от того, насколько реалистично ставятся сроки. Полезнее следить за динамикой по человеку и за долей задач без срока. Если таких задач много, показатель просто ничего не измеряет.
Обычной рабочей группе, как правило, нет. Хватает формы поручения (исполнитель, срок, отчёт, приёмка) и инструмента, который держит её автоматически. Регламент, за соблюдением которого никто не следит, быстро перестают выполнять.
Рейтинг показывает факты, оценку из них делает руководитель. К исполнителю он лоялен: задачи без срока и время, пока постановщик проверял результат, в него не входят.
Трудовая дисциплина касается распорядка: рабочего времени, правил внутреннего распорядка, охраны труда. Исполнительская касается поручений, то есть сделаны ли они в срок и в нужном объёме. Первую отражает табель, вторую считают по задачам со сроком.
Раз в неделю просматривайте просроченные задачи, долю в срок по каждому сотруднику и результаты, которые ждут вашей приёмки. В остальное время контроль держат срок и напоминания. В DeloPulse напоминания до срока уходят в личку тем, кто не отчитался, рейтинг по каждому считается в Mini App, а администратор группы может включить «Итоги недели» — тихое сообщение в группу раз в неделю.
Начните за минуту
Добавьте DeloPulse в рабочую группу и ставьте поручения со сроком. Рейтинг в Mini App посчитается сам.
Добавить бота в группу