Сценарий · напоминания сотрудникам
Обычная напоминалка в Telegram напоминает вам о ваших же делах. DeloPulse напоминает сотрудникам о задачах, которые им поручили: за сутки, за три часа и за час до срока (если срок без времени — утром накануне и утром в день срока), в личные сообщения и только тем, кто ещё не отметился. Как только человек нажал «Моя часть готова», напоминания для него заканчиваются.
Бесплатно и без регистрации. Работает в рабочих группах и в личных поручениях один на один.
Настраивать напоминания не нужно: они появляются у каждой задачи со сроком.
У срока со временем — за 24 часа, за 3 часа и за час. У срока без времени — два утренних: «Успеете к сроку?» в начале рабочего дня накануне (у срока в понедельник — в пятницу) и «Сегодня срок» утром в день срока. Если задачу поставили за два часа до срока, суточное напоминание задним числом не уйдёт. У задачи без срока автоматических напоминаний нет: отсчитывать сутки и час не от чего. Постановщик может завести ей ручное напоминание.
Каждому исполнителю, который ещё не отметил «Моя часть готова», приходит личное сообщение. Кто уже отметился, тому не придёт ничего, а сам бот до срока в группу не пишет.
В сообщении кнопки: выполнено, перенести срок, открыть задачу. Там же приложенные материалы и пункты чек-листа, чтобы не искать их по чату.
Когда ждать точки некогда, на карточке есть кнопка. Напоминание уходит лично каждому, кто ещё не отчитался, но не чаще раза в четыре часа на задачу. Иначе в день сдачи сметы кнопку нажимали бы каждые двадцать минут, и исполнитель отвечал бы на напоминания вместо того, чтобы доделывать работу.
Когда срок прошёл, бот один раз пишет в группу, кто не успел. После закрытия задачи бот это сообщение убирает.
Возьмём обычный пример. В понедельник руководитель поручает Малике, Рустаму и Тимуру собрать отчёт по продажам к среде, 18:00. Малика сдаёт отчёт во вторник утром.
Если у исполнителей разные сроки, каждое напоминание считается от личного срока человека. Если срок перенесли, расписание перестраивается само, а точки, которые уже прошли, задним числом не отправляются.
Сотрудник читает напоминание, адресованное лично ему, совсем иначе, чем сообщение в общем чате, которое может относиться к кому угодно.
Рабочие группы часто держат без звука, и к вечеру в них сотни сообщений. Личный диалог с ботом отдельный, в нём только то, что касается самого человека. Остальная группа при этом не узнаёт, кому и сколько раз напомнили до срока.
Название, срок, пункты чек-листа с пометкой, какие обязательны, приложенные к задаче файлы, требование приложить доказательство выполнения. Если человек уже сообщил о проблеме, напоминание говорит, что постановщик пока не ответил. Ответить на напоминание можно текстом, и ответ станет комментарием к задаче.
Telegram не разрешает ботам писать человеку первыми. Поэтому каждому исполнителю нужно один раз нажать «Подключить уведомления» на карточке или «Старт» в диалоге с ботом. У кого это не сделано, видно в карточке задачи: там стоит пометка, что личные уведомления не подключены.
Кнопка одна и та же в группе, в личке и в Mini App, и где бы её ни нажали, дальше всё происходит одинаково.
Человек выпадает из списка тех, кому напоминать. Если он отметился за пять минут до часовой точки, это напоминание ему уже не придёт. В карточке рядом с его именем появляется отметка о выполнении, и прогресс задачи обновляется.
В задаче с проверкой результата «Моя часть готова» означает, что работа сдана. Постановщик принимает её или возвращает на доработку с комментарием. Возвращённая работа снова числится за исполнителем, и задача остаётся открытой.
Отметку можно отменить кнопкой «Отменить отметку». Человек снова оказывается среди тех, кто должен сделать работу.
Карточка сворачивается до короткого итога, а сообщение о просрочке, если оно было, убирается из группы. Время отметки идёт в статистику выполнения в срок, и задержка постановщика с приёмкой исполнителю не засчитывается.
Напоминание до срока можно отложить кнопками «+1 час» и «Завтра утром». Срок при этом не сдвигается, постановщику об этом не сообщается, и отложить можно не больше трёх раз за задачу. Если нужен именно новый срок, в напоминании есть кнопка «Перенести срок».
Причины одни и те же в любой рабочей группе.
Малика сдала отчёт в понедельник и в среду читает «напоминаю всем про отчёт». В четвёртый раз она это сообщение уже не откроет.
Она напоминает о задаче в целом. Двое из трёх исполнителей уже сдали свою часть, а сообщение всё равно получат все трое.
Обычно это тот же руководитель, у которого и так нет времени. Стоит ему уехать на объект или заболеть, и в группе про отчёт никто не вспомнит.
Напоминания включены у любой задачи со сроком по умолчанию, настраивать их не нужно.
См. также: Контроль задач сотрудников · Планировщик задач для команды · Делегирование задач · Бот для рабочей группы · Исполнительская дисциплина · Нематериальная мотивация · инструкция по контролю поручений · сравнение с альтернативами · Сотрудник не выполнил задачу в срок.
Срок в 23:00 означает напоминание «остался час» в 22:00. Бригаде, которая работает до ночи, так даже удобнее, а бухгалтерию в это время лучше не беспокоить. Поэтому у группы есть настройка тихих часов, по умолчанию выключенная.
В Telegram много ботов-напоминалок, и большинство из них сделаны для себя: написал «напомни завтра в 10 позвонить в банк», получил сообщение в 10. Для работы с сотрудниками такой механики не хватает.
В личной напоминалке это один и тот же человек. В поручении напоминание создаёт факт постановки задачи, а получает его исполнитель. Руководителю не нужно заводить напоминание каждому, и уж тем более помнить, кому он его заводил.
Личная напоминалка сработает в назначенное время независимо от того, сделано дело или нет. Напоминание по поручению привязано к статусу исполнителя: отметился, и сообщения прекращаются. Если исполнителей трое, каждый получает напоминания по своему статусу и по своему сроку, а постановщик в карточке видит, кто уже отчитался.
Поручение не обязательно ставить в группе. Если общей группы с человеком нет, задачу можно дать ему в личном пространстве поручений: напоминания до срока работают по тем же правилам, а публичного сообщения о просрочке там нет, потому что нет и группы. Подробнее о постановке задач: делегирование задач сотрудникам и как правильно ставить задачи.
Скорее всего, он не открыл личный диалог с ботом. Telegram не разрешает ботам писать первыми. До подключения человек получает только упоминания в группе, а в карточке видно, кого напоминания пока не достают. Подключение занимает пару нажатий.
Автоматические точки зависят от срока: у срока со временем — за сутки, за три часа и за час, у срока без времени — утром накануне и утром в день срока. Если нужно напомнить в другой момент, постановщик заводит в Mini App ручное напоминание на нужное время или нажимает «Напомнить» на карточке, и напоминание уходит сразу.
Автоматически нет: без срока не от чего отсчитывать. Постановщик может завести ручное напоминание, в том числе повторяющееся. А если дату должен назвать сам исполнитель, включите режим «срок от исполнителя»: бот один раз попросит его назвать срок, и дальше напоминания пойдут как обычно.
Нет. Напоминания, как и всё остальное в DeloPulse, бесплатны, лимитов на них нет.
Отдельно настраивать ничего не нужно. Поставьте задачу с исполнителем и сроком, например «/task @Рустам сдать отчёт к среде 18:00», и напоминания за сутки, за три часа и за час включатся сами. Исполнителю нужно один раз открыть личный диалог с ботом. Если требуется напомнить в своё время, постановщик задаёт ручное напоминание в Mini App и выбирает, куда его отправить: в личку, в группу или туда и туда.
Да, для этого есть тихие часы в настройках группы. По умолчанию они выключены, а рабочее время задано как понедельник–пятница, 09:00–18:00. Автоматические напоминания, выпавшие на нерабочее время, придут в начале следующего рабочего дня. Срок и просрочка от этого не меняются.
Начните за минуту
Добавьте DeloPulse в рабочую группу, поставьте задачу со сроком на завтра, 18:00, и посмотрите, что придёт исполнителю вечером.
Добавить бота в группу