Контроль выполнения задач сотрудниками в том чате, где вы их ставите

Каждой задаче назначен конкретный человек

Если задачу делают трое, у каждого свой статус: принял, в работе, выполнил, просрочил. Когда на троих один статус «в работе», не видно, что двое уже сдали свои части, а третий ещё не открывал файл.

Срок записан числом

Дата и время. Срок может быть общим или у каждого свой, тогда и просрочка считается по личному сроку. Когда реальный срок знает только исполнитель, руководитель может попросить его назвать дату самому.

Напоминание приходит до срока

За сутки, за три часа и за час, а у срока без времени — утром накануне и утром в день срока. В личные сообщения, и только тем, кто ещё не отметился. Тот, кто сделал в понедельник, во вторник ничего не получает.

Есть отметка о выполнении и есть приёмка

Кнопку «Моя часть готова» нажимает исполнитель. Если у задачи включена приёмка, постановщик смотрит результат и принимает его или возвращает на доработку в той же карточке. Бывает, что смету отметили готовой в понедельник, а цифры в ней сошлись с объектом только через неделю.

Статистика считается по фактам

Сколько задач закрыто в срок из всех задач со сроком за неделю, месяц или квартал. Считается отдельно по каждому человеку, баллов и штрафов нет, поправок на сложность задачи тоже. Почему для исполнительской дисциплины сотрудников берут именно эту долю, а не число закрытых задач, объяснено отдельно.

Бот в группе и первое поручение со сроком

Добавьте бота в рабочую группу и выберите язык и часовой пояс. Для первого поручения возьмите реальное и небольшое дело, лучше на двоих, со сроком на завтра или послезавтра. Участники сразу увидят карточку с кнопками.

Попросите каждого один раз открыть личный диалог с ботом. Telegram не разрешает ботам писать первыми, и пока диалога нет, напоминания до человека не дойдут. В карточке видно, кого они пока не достают.

Всё, что нужно проверить, идёт через бота

Договоритесь о простом правиле: если результат поручения вам нужно увидеть, оно ставится через бота. Мелкие «глянь, пожалуйста» остаются в переписке, как и раньше. Когда сотрудник пишет в чат «готово» и не нажимает кнопку, попросите его отметиться в карточке, иначе статус разойдётся с реальностью уже на второй день.

Регулярные обязанности заведите сразу расписанием: утренний отчёт смены, сверку по пятницам, акт первого числа.

Первая просрочка

Скорее всего, к четвергу у какой-то задачи пройдёт срок. Бот напишет в группу одно сообщение со списком тех, кто не успел, а каждому из них и постановщику придёт личное. Потом ещё три дня бот пишет им по одному разу в личку и замолкает для того, кто ответил. Дальше о задаче напоминает сообщение «Неделя: сроки и хвосты» в начале рабочей недели.

Руководителю в этот момент лучше не добавлять ничего в общий чат и поговорить с опоздавшим лично. Возможно, он задал вопрос или попросил перенести срок, и это видно в карточке. Запрос переноса сам по себе срок не меняет, пока постановщик его не одобрит.

Смотрим, что получилось

Откройте Mini App: список задач группы с фильтром по исполнителю, календарь сроков на следующую неделю и долю задач в срок по каждому. По статистике одной недели рано судить о людях. Зато уже видно, какие поручения раньше не ставились вовсе и какие формулировки приходится уточнять.

Если итоги должна видеть вся группа, администратор может включить «Итоги недели». Они приходят в чат без звука в выбранный день и час: сколько закрыто, сколько в работе и сколько просрочено.