Каждой задаче назначен конкретный человек
Если задачу делают трое, у каждого свой статус: принял, в работе, выполнил, просрочил. Один общий статус «в работе» на всех удобен только тому, кто ничего не делает.
Сценарий · контроль задач сотрудников
Контроль выполнения задач сотрудниками в том чате, где вы их ставите
Руководителю отдела на восемь человек редко нужна система с рабочими столами и отчётами по часам. Ему нужно знать, что заявка от «Артель-Строй» ушла, акт сверки подписан, а смету по объекту делает Рустам, и к четвергу. DeloPulse ведёт контроль выполнения задач сотрудниками внутри рабочей группы Telegram: у каждого поручения есть исполнитель, срок, напоминание и отметка о выполнении. Больше ничего ставить не нужно.
Проверено на группах от пяти до пятнадцати человек: отделы продаж, филиалы, сменные бригады, подрядчики.
Где контроль задач сотрудников теряется
Обычно виноваты не люди. Виновата форма, в которой поручение попало в чат.
«Коллеги, надо бы»
Поручение без адресата. Восемь человек прочитали, каждый решил, что это про соседа. Через два дня выясняется, что не взялся никто, и это никого не удивляет.
Срок как настроение
«К концу недели» для одного означает пятницу в шесть, для другого воскресенье вечером. Пока срок не записан датой и временем, просрочки формально не существует.
Никто не обязан сказать «сделал»
Отчёт в чате добровольный. Руководитель узнаёт результат случайно, чаще всего когда его спрашивают на совещании.
Ответ на вопрос «что с задачей?» стоит сорок сообщений вверх
Статус живёт в переписке. Чтобы его восстановить, приходится читать всё подряд, а это уже не контроль, а археология.
Чего ждать от системы контроля задач сотрудников
Список коротким не получился, зато по нему легко проверить любую программу. DeloPulse проходит все пять пунктов, но проверьте сами.
Срок записан числом
Дата и время. Срок может быть общим или у каждого свой, тогда и просрочка считается по личному сроку. Когда реальный срок знает только исполнитель, руководитель может попросить его назвать дату самому.
Напоминание приходит до срока
За сутки, за три часа и за час. В личные сообщения, и только тем, кто ещё не отметился. Тот, кто сделал в понедельник, во вторник ничего не получает.
Есть отметка о выполнении и есть приёмка
Кнопку «Выполнено» нажимает исполнитель. Постановщик смотрит результат и либо принимает, либо возвращает на доработку в той же карточке. Между «сделал» и «сделал то, что просили» иногда лежит неделя.
Статистика считается по фактам
Сколько задач закрыто в срок из всех задач со сроком за неделю, месяц или квартал. По каждому человеку. Без баллов, штрафов и коэффициентов сложности.
Как это выглядит в DeloPulse
Бота добавляют в существующую группу. Регистрации нет, оплаты нет, обучать людей не нужно.
- Постановка одним сообщением
- В группе пишете
@Малика @Рустам собрать отчёт по объекту к пятнице 15:00. Бот создаёт карточку задачи и назначает каждого отдельно. То же самое можно сделать в личке с ботом или через Mini App. - Одна карточка на задачу
- Карточка редактируется на месте, а не пересоздаётся при каждом изменении. Чат не засоряется.
- Одно сообщение о просрочке
- Когда срок прошёл, бот пишет в группу один раз: кто не успел. Закрыли задачу, сообщение исчезло.
- Чек-листы, комментарии, файлы
- Задача делится на пункты, обсуждение идёт в комментариях к ней, а не в общем потоке. Постановщик может приложить до десяти файлов.
- Регулярные задачи
- Еженедельный отчёт или ежедневное открытие смены создаются по расписанию сами.
- Дашборд и рейтинг
- В Mini App внутри Telegram: список задач группы, календарь сроков, история и рейтинг исполнительской дисциплины. Если постановщик неделю не проверял результат, исполнителю это в минус не идёт.
См. также: Планировщик задач для команды · Делегирование задач · Бот-напоминалка · Бот для рабочей группы · Исполнительская дисциплина · инструкция по контролю поручений · сравнение с альтернативами.
Подойдёт или нет
DeloPulse подходит, если
- задачи и так ставятся в Telegram, просто теряются;
- одну задачу делают несколько человек, и важно видеть, кто именно отчитался;
- нужны напоминания, но без спама в общий чат;
- внедрять отдельную систему некому и незачем.
Лучше другой инструмент, если
- вам нужен учёт рабочего времени, скриншоты экрана и контроль активности, DeloPulse такого не делает;
- нужны диаграммы, бюджеты и ресурсы проекта, это задача проектной системы;
- команда не пользуется Telegram.
Частые вопросы
Чем это отличается от программ для контроля задач сотрудников, которые ставят на компьютер?
Те следят за процессом: время за экраном, активность, скриншоты. DeloPulse следит за результатом: кто, что, к какому сроку и отчитался ли. Для группы в десять человек второго обычно достаточно, и подключается это за минуту, а не за неделю внедрения.
Сотрудники увидят, кто просрочил?
Да. Статус каждого исполнителя виден всей группе в карточке. Напоминания до срока при этом приходят только в личку, а о просрочке бот сообщает один раз, так что публичность есть, а шума нет.
Как считается доля задач в срок?
Берутся все назначения со сроком, завершённые за период, и считается, какая их часть закрыта не позже срока. Задачи без срока и отменённые в расчёт не входят. Время, пока постановщик проверял результат, исполнителю не засчитывается.
Сколько это стоит?
Нисколько. Ограничений по числу участников, задач и групп нет. Регистрации тоже нет: вход через Telegram-аккаунт.
Начните за минуту
Попробуйте на одной задаче
Добавьте бота в рабочую группу и поручите что-нибудь двум людям со сроком на завтра. Дальше он справится сам.
Добавить бота в группу