Таблица контроля поручений: шаблон для Excel и Google Таблиц

Контроль исполнения поручений в Excel: что уже настроено в файле

Файл не пустой бланк: в нём два листа и готовая разметка, поэтому заполнение начинается сразу, без настройки формул.

• Лист «Поручения» — сама таблица: десять столбцов и пять строк-примеров, которые правят поверх или удаляют.
• Лист «Как пользоваться» — восемь правил ведения на одной странице, чтобы не объяснять их каждому новому человеку устно.
• Формула просрочки протянута до двухсотой строки. Новая строка внутри этого диапазона считается сама; если поручений станет больше, формулу протягивают мышью ниже.
• Статус выбирается из списка — четыре значения, опечатки вроде «выполненно» в столбец не попадают, и фильтр по статусу не разваливается.
• Подсветка строк — просроченная краснеет, выполненная зеленеет. Это условное форматирование, а не заливка руками: цвет меняется вместе со статусом и датой.

Файл открывается в Excel, LibreOffice, Numbers и Google Таблицах. Единственное, что стоит проверить после первого открытия, — распознались ли даты как даты, а не как текст: в столбцах «Срок» и «Выполнено» они должны прижиматься к правому краю ячейки. Текст вместо даты формулу просрочки молча выключает.

Какие столбцы нужны

Столбцов в шаблоне десять. Меньше не получается: каждый закрывает конкретный вопрос, который руководитель задаёт по таблице.

Столбца «Приоритет» в шаблоне нет намеренно. В рабочей группе он быстро заполняется одинаково у всех поручений и через неделю перестаёт что-либо значить. Приоритет задаётся сроком.

Четыре статуса и одно правило

Статусов ровно четыре: принято, в работе, выполнено, отменено. Больше не нужно. «Ожидает», «на согласовании», «частично» плодятся быстро, а информации не добавляют: задача либо ещё не сдана, либо сдана.

Правило одно: строка описывает одного человека. Когда «подготовить презентацию к совету директоров» поручено троим, у каждого своя строка и свой статус. Иначе статус «в работе» на троих не говорит ничего, а «выполнено» появляется, когда отчитался самый быстрый.

Формула просрочки

В столбце «Просрочка» стоит формула, которая сравнивает срок с сегодняшним днём и смотрит на статус:

=ЕСЛИ(И(F2<>"";G2<>"выполнено";F2<СЕГОДНЯ());"просрочено";"")

Читается так: если срок указан, задача не выполнена и срок уже прошёл, написать «просрочено». В шаблоне на это слово настроена подсветка: строка становится красноватой, выполненная зеленоватой. В Google Таблицах формула работает без изменений, только функции могут называться по-английски в зависимости от языка аккаунта: IF, AND, TODAY.

Задача, сданная после срока, просрочкой уже не считается: статус «выполнено» выключает формулу. Если хотите видеть опоздания задним числом, сравнивайте столбцы «Срок» и «Выполнено» отдельным условным форматированием или просто пишите в примечании «сдано с опозданием на день», как в примере.

Как перенести таблицу в Google Таблицы

В Google Таблицах ту же таблицу удобнее вести вдвоём или втроём, а просрочка пересчитывается при каждом открытии файла. Перенос занимает пару минут.

1. Импорт. «Файл → Импортировать → Загрузка», выбрать xlsx и «Заменить таблицу». Формулы, выпадающий список и подсветка переносятся.
2. Проверить имена функций. Если аккаунт на английском, в формуле будут IF, AND и TODAY; на русском — ЕСЛИ, И и СЕГОДНЯ. Аргументы в русской локали разделяются точкой с запятой, в английской запятой.
3. Список статусов, если он не перенёсся. Выделить столбец «Статус», «Данные → Настроить проверку данных → Раскрывающийся список» и вписать четыре значения: принято, в работе, выполнено, отменено.
4. Подсветка. «Формат → Условное форматирование», диапазон A2:J200, правило «Ваша формула» и выражение =$I2="просрочено" с красной заливкой. Второе правило — =$G2="выполнено" с зелёной.

Отдельным правилом удобно отмечать опоздания задним числом, когда работа сдана, но позже срока. Для этого сравниваются столбцы «Выполнено» и «Срок»:

• сдано позже — =И($H2<>"";$H2>$F2), оранжевая заливка;
• сдано в срок — =И($H2<>"";$H2<=$F2), зелёная.

Доступ лучше раздавать по-разному: команде «Просмотр», чтобы каждый видел свои строки и сроки, а право редактировать оставить тому, кто ведёт таблицу. Когда статусы правят все, через месяц никто не верит ни одной ячейке, и это не особенность Google Таблиц, а следствие общего доступа.

Как вести таблицу, чтобы она не умерла

Шаблонов в интернете сотни, а таблиц, которые ведут дольше месяца, заметно меньше. Столбцы у брошенных и живых почти одинаковые. Отличаются привычки вокруг файла.

1. У таблицы один хозяин. Тот, кто заносит поручения и меняет статусы. Обычно это руководитель или его помощник. Когда статусы правят все, через месяц никто не верит ни одной ячейке.
2. Статус меняется по факту отчёта. Исполнитель написал «сделал», хозяин таблицы посмотрел и поставил «выполнено». Не раньше.
3. Строки не удаляются. Выполненные и отменённые остаются, просто фильтруются. Через полгода по ним видно, кто сколько сделал и чьи поручения чаще отменялись.
4. Раз в неделю таблица открывается при всех. Десять минут на планёрке, только строки «в работе» и «просрочено». Если файл открывает только его хозяин, исполнители про таблицу забывают, и статусы в ней знает он один.
5. Поручение без срока в таблицу не попадает. Сначала срок, потом строка. Иначе половина строк через месяц висит с пустой ячейкой и без формулы.

Где таблица перестаёт работать

Таблица хороша ровно до тех пор, пока хозяин находит время её вести. Дальше начинаются вещи, которые она не умеет по устройству.

• Она никому не напоминает. Просрочка подсветится, но только для того, кто откроет файл. Исполнитель узнаёт о ней от руководителя, то есть после ручного «ну что там?».
• Статус меняет не тот, кто делает. Между «сделал» в чате и «выполнено» в ячейке проходит от часа до недели, и всё это время в ячейке стоит «в работе», хотя задача уже сдана.
• Группа таблицу не видит. Она лежит у руководителя. Коллеги не знают, кто отстаёт, и эффект «все видят, что я не сделал» не работает.
• Истории изменений нет. Если срок переносили трижды, в ячейке останется последняя дата, а кто и почему её менял, уже не восстановить.

Таблицу пора менять, когда руководитель тратит на её ведение и напоминания больше получаса в день. В этот момент дешевле перенести контроль туда, где поручения и так раздаются, в рабочий чат. Как выглядит контроль задач сотрудников в Telegram без таблицы: у каждого поручения исполнитель, срок, напоминание в личку и отметка о выполнении, которую ставит сам исполнитель.