Как правильно ставить задачи сотрудникам: критерии, формула и чек-лист

Если коротко про опытного сотрудника: ему ставят задачу через результат, срок, границы полномочий и точку контроля, а способ выполнения оставляют на его выбор. Разбор ниже, там же отличие от постановки задачи новичку.

Пять критериев хорошо поставленной задачи

Про SMART слышали все, и он работает. Проблема в том, что пять английских букв не вспоминаются, когда пишешь поручение в чат между двумя звонками. Вот те же требования в рабочем виде.

1. Описан результат. «Обзвонить клиентов из списка» описывает занятие. «Получить от каждого клиента из списка ответ, продлевает ли он договор, и занести в таблицу» описывает результат. Первое можно выполнить от начала до конца и так и не узнать, кто продлевает договор.
2. Один исполнитель. Задача, адресованная «отделу», не принадлежит никому: каждый думает, что ей занялся сосед. Если работы много, делите её на части с отдельными именами.
3. Срок как дата и время. «Побыстрее» и «к концу недели» каждый читает по-своему. «До четверга 15:00» читается одинаково всеми.
4. Понятно, как задача считается принятой. Кто смотрит результат и что должно в нём быть. «Пришли мне таблицу, я посмотрю до вечера» лучше, чем молчание.
5. У исполнителя есть всё для выполнения. Доступы, файлы, контакты, право принимать решения по ходу. Если чего-то нет, это первое, о чём он спросит, и лучше ответить заранее.

Формула: что, кто, когда

Три вопроса в этом порядке. Если на любой из них формулировка не отвечает, задача ещё не поставлена.

В правой колонке нет лишних слов, и каждая строка отвечает на все три вопроса. Пишется она за те же полминуты, что и левая. Разница в одной секунде перед отправкой, когда вы представляете, что именно должны получить.

Опытному сотруднику и новому задачи ставят по-разному

Опытному достаточно результата, срока и границ. Он сам выберет способ, и объяснять ему шаги значит тратить его и своё время. Критерии постановки задачи опытному сотруднику такие:

• Результат. Что должно существовать к сроку и как вы поймёте, что это оно.
• Срок. Дата и время, а если работа длинная, то и дата промежуточного показа.
• Границы. Бюджет, с кем согласовать, чего делать нельзя. Внутри границ он решает сам.
• Полномочия и ресурсы. Какие решения он принимает без вас, какие доступы и люди у него есть.
• Кому и как докладывать. Одна точка контроля, без ежедневных «ну что там».

Способ выполнения в этот список не входит сознательно. Всё остальное опытный сотрудник спросит, если нужно.

Новому или тому, кто делает это впервые, нужен путь: из чего состоит работа, где взять данные, к кому обратиться, когда показать промежуточный результат. Здесь уместна задача из двух-трёх этапов с проверкой после первого. Квалификация тут ни при чём: он пока не знает, где лежат прошлые сметы и кому на складе звонить, если накладной нет.

Частая ошибка в обратную сторону: опытному сотруднику расписывают шаги, а новому кидают «разберись». Опытный обижается и делает по-своему, новичок теряется и ждёт, пока спросят, и срок в итоге срывают оба.

Чек-лист перед отправкой поручения

Последний пункт пропускают чаще остальных. Задача, о выполнении которой никто не обязан сообщить, считается выполненной, когда руководитель случайно об этом узнал. Договоритесь один раз, что по готовности человек сам пишет «готово» или нажимает кнопку.

Что происходит после отправки

Хорошая формулировка закрывает половину дела. Дальше задачу нужно не потерять, напомнить о сроке и принять результат. В чате всё это держится на памяти руководителя, и где-то к десятой задаче за неделю одна обязательно выпадает.

Если задачи ставятся в Telegram, эту половину можно отдать боту. В DeloPulse формулировка из правой колонки таблицы выше становится командой, если поставить в начало /task: /task @Малика отчёт по продажам за август до среды 12:00. Бот создаст карточку, напомнит исполнителю за сутки, за три часа и за час, покажет группе статус, а если включена приёмка, даст постановщику принять результат или вернуть на доработку. Подробнее в инструкции по контролю поручений в чате и на странице о контроле задач сотрудников.