Статьи · 8 сентября 2026
Как правильно ставить задачи сотрудникам: критерии, формула и чек-лист
Большинство невыполненных задач было плохо поставлено, а не плохо сделано. Сотрудник получил три строчки в чате, понял их по-своему и сделал то, что понял. Ниже критерии, по которым можно проверить формулировку до отправки, формула из трёх вопросов, примеры «до и после» и чек-лист, который умещается на стикере.
Пять критериев хорошо поставленной задачи
Про SMART слышали все, и он работает. Проблема в том, что пять английских букв не вспоминаются, когда пишешь поручение в чат между двумя звонками. Вот те же требования в рабочем виде.
- Описан результат, а не процесс. «Обзвонить клиентов из списка» описывает занятие. «Получить от каждого клиента из списка ответ, продлевает ли он договор, и занести в таблицу» описывает результат. Первое можно выполнить и ничего не получить.
- Один исполнитель. Задача, адресованная «отделу», принадлежит никому. Если работы много, делите её на части с отдельными именами.
- Срок как дата и время. «Побыстрее» и «к концу недели» каждый читает по-своему. «До четверга 15:00» читается одинаково всеми.
- Понятно, как задача считается принятой. Кто смотрит результат и что должно в нём быть. «Пришли мне таблицу, я посмотрю до вечера» лучше, чем молчание.
- У исполнителя есть всё для выполнения. Доступы, файлы, контакты, право принимать решения по ходу. Если чего-то нет, это первое, о чём он спросит, и лучше ответить заранее.
Формула: что, кто, когда
Три вопроса в этом порядке. Если на любой из них формулировка не отвечает, задача ещё не поставлена.
| Как написали | Что не так | Как лучше |
|---|---|---|
| Коллеги, надо подготовить отчёт по продажам | Нет исполнителя и срока, «подготовить» не результат | @Малика, отчёт по продажам за август в формате прошлого месяца, до среды 12:00 |
| Рустам, займись сметой | Неясно, что считается сделанным | @Рустам, согласованная с поставщиком смета по объекту на Чиланзаре, до пятницы 15:00 |
| Кто-нибудь, позвоните в «Артель-Строй» | «Кто-нибудь» это никто, звонок не результат | @Тимур, получить у «Артель-Строй» дату подписания акта сверки и написать её сюда, сегодня до 17:00 |
| Дилноза, обнови прайс, когда будет время | Срока нет, а значит, нет и задачи | @Дилноза, новый прайс на сайте с ценами из письма от 3 сентября, до 12 сентября |
| Всем: проверить остатки | Один результат размазан на всех | @Рустам склад А, @Малика склад Б, остатки по форме в общую таблицу, до завтра 10:00 |
Обратите внимание на правую колонку: в ней нет ни одного лишнего слова, но есть ответ на все три вопроса. Такая формулировка занимает те же полминуты, что и левая, только сначала нужно на секунду подумать, каким должен быть результат.
Опытному сотруднику и новому задачи ставят по-разному
Опытному достаточно результата, срока и границ. Он сам выберет способ, и объяснять ему шаги значит тратить его и своё время. Критерии постановки задачи опытному сотруднику простые: результат, срок, что нельзя, кому докладывать. Всё остальное он спросит, если нужно.
Новому или тому, кто делает это впервые, нужен путь: из чего состоит работа, где взять данные, к кому обратиться, когда показать промежуточный результат. Здесь уместна задача из двух-трёх этапов с проверкой после первого. Не потому что он хуже, а потому что у него ещё нет вашей картины.
Частая ошибка в обратную сторону: опытному сотруднику расписывают шаги, а новому кидают «разберись». Первый обижается, второй теряется, оба срывают срок.
Чек-лист перед отправкой поручения
Восемь вопросов, тридцать секунд
- Написан результат, а не действие?
- Назван один конкретный человек?
- Стоит дата и время, а не «побыстрее»?
- Понятно, кто примет результат и как?
- У исполнителя есть доступы, файлы, контакты?
- Если исполнителей несколько, у каждого своя часть?
- Срок реалистичен с учётом других задач этого человека?
- Договорились, что об исполнении он сообщит сам?
Последний пункт самый недооценённый. Задача, о выполнении которой никто не обязан сообщить, считается выполненной, когда руководитель случайно об этом узнал. Договоритесь один раз: сделал — напиши «готово» или нажми кнопку.
Что происходит после отправки
Хорошая формулировка это половина. Вторая половина случается после: задачу нужно не потерять, о сроке напомнить, результат принять. В чате это держится на памяти руководителя, а память заканчивается на десятой задаче в неделю.
Если задачи ставятся в Telegram, эту половину можно отдать боту. В DeloPulse формулировка из правой колонки таблицы выше и есть команда: @Малика отчёт по продажам за август до среды 12:00. Бот создаст карточку, напомнит исполнителю за сутки и за час, покажет группе статус и даст постановщику принять результат или вернуть на доработку. Подробнее в инструкции по контролю поручений в чате и на странице о контроле задач сотрудников.
Частые вопросы
Нужно ли использовать SMART при постановке задач?
Можно, но в рабочем чате его никто не вспоминает. Те же требования умещаются в три вопроса: что должно получиться, кто это делает, к какому моменту. Если на все три есть ответ, задача поставлена по SMART, даже если вы о нём не думали.
Как ставить задачу нескольким сотрудникам сразу?
Разделить работу на части и у каждой части назвать имя. Если делить нельзя, назначить всем, но требовать отчёт от каждого отдельно, а не от старшего за группу. Иначе задача закрывается, когда отчитался самый быстрый.
Что делать, если сотрудник не понял задачу?
Считать это сигналом о формулировке, а не о сотруднике. Ответить на вопрос там, где стоит задача, а не забирать её себе. Если вопросы повторяются от разных людей, значит, в формулировках стабильно не хватает одного и того же, чаще всего результата или срока.
Как ставить задачи в Telegram, чтобы они не терялись?
Той же формулой: исполнитель через @, результат, срок. И добавить к чату инструмент, который держит статус и напоминает: сам чат этого не делает, поручение уходит вверх через сорок сообщений.
По теме: Делегирование задач сотрудникам · Какие задачи можно делегировать · Шаблон таблицы контроля поручений.
Вместо таблицы и напоминаний вручную
Поставьте следующую задачу по этой формуле
Добавьте DeloPulse в рабочую группу и напишите поручение с @, результатом и сроком. Дальше бот проследит за напоминаниями и отчётом. Бесплатно, без регистрации.
Добавить бота в группу