Как ставить задачи сотрудникам и контролировать исполнение поручений в рабочем чате

Почему поручения в чате теряются

Четыре причины, и все четыре касаются формы поручения.

Семь правил, которые это чинят

Каждое правило касается формы поручения, а её руководитель меняет сам, начиная со следующего сообщения в чате.

Как правильно ставить задачи сотрудникам: что → кто → когда

Три вопроса, на которые обязано отвечать любое поручение. Если хотя бы один ответ отсутствует, поручение ещё не поставлено, вы просто высказали пожелание.

Проверка на практике: перечитайте поручение чужими глазами. Если из текста непонятно, кто именно должен что-то сделать и к какому моменту это считается сделанным, переформулируйте, не отправляя.

Как организовать контроль исполнения поручений в отделе

Правила выше касаются одного поручения. Ниже — порядок, в котором их вводят на весь отдел, чтобы через две недели всё не вернулось к прежнему виду.

1. Договоритесь, что считается поручением. Не всякая просьба в чате им является. Рабочий признак простой: есть результат, который можно предъявить, и день, к которому он нужен. Разговоры «подумай над этим» поручениями не становятся, и заносить их никуда не надо.
2. Оставьте одно место. Поручения ставятся в рабочей группе, а не в личных переписках, не голосом в коридоре и не в трёх чатах сразу. Пока мест несколько, полный список существует только в голове руководителя, и проверить его нельзя.
3. Введите обязательную отметку о выполнении. Ставит её исполнитель, а не руководитель по итогам опроса. Это единственный шаг, который меняет привычки всей команды, поэтому вводить его лучше отдельно от остальных и объяснить вслух: молчание к сроку теперь означает «не сдано».
4. Раз в неделю разбирайте просроченное. Десять минут на планёрке и только по тем поручениям, где срок прошёл. Разбор всего списка подряд занимает час и через месяц отменяется сам.
5. Через месяц посмотрите долю сданных в срок. Это первая цифра, с которой можно работать: она показывает, где узкое место — в постановке, в загрузке или в конкретных людях.

Чего делать не стоит: переносить в новый порядок старые поручения. Они накопились по прежним правилам, у половины нет ни срока, ни ответственного, и разбор этого завала съест ту же неделю, за которую можно было завести привычку на новых. Старое доживает как жило, новое ставится по правилам.

Что из этих правил делает DeloPulse

Правила выше работают и на бумаге, их можно соблюдать вручную. Программа для постановки задач и контроля их выполнения нужна, когда руководителю надоедает самому помнить, кому и когда напомнить.

Поимённый исполнитель

Поручение назначается сразу нескольким людям, и у каждого свой статус вместо одного общего на всех.

Срок числом

В мастере Mini App срок обязателен: дата, «срок от исполнителя», когда бот просит назвать его самого исполнителя, или явный ответ «Без срока».

Отчёт от каждого

Кнопка «Выполнено» есть у каждого исполнителя. Поручение закрывается, когда отметились все.

Напоминание до срока

У срока со временем — за сутки, за 3 часа и за час, у срока без времени — утром накануне и утром в день срока. В личные сообщения и только тем, кто ещё не отчитался.

Приёмка результата

Если включена приёмка, постановщик принимает работу или возвращает на доработку в той же карточке, без новой задачи.

Регулярные обязанности

Повторяющиеся поручения создаются по расписанию сами и попадают к исполнителям как обычные.

Один статус на виду

В чате одна карточка, которая редактируется при каждом изменении, без серии новых сообщений.

Подробности механики есть на главной странице; чем это отличается от других таск-ботов и трекеров, разобрано в сравнении с альтернативами.

Частые вопросы