Сценарий · бот для группы Telegram

Бот для рабочей группы в Telegram, который ведёт поручения

Ботов для групп в Telegram много: модераторы, викторины, погода, антиспам. DeloPulse нужен для другого. Он превращает сообщения «надо сделать» в задачи с исполнителем, сроком и отметкой о выполнении, а потом следит, чтобы они не потерялись. Это бесплатный бот для рабочей группы, и кроме поручений он ничем не занимается.

Добавить бота в группу

Работает через официальный Bot API. Обычную переписку не разбирает и не хранит.

Как подключить бота к группе

Три шага. Регистрироваться и придумывать пароль не нужно, вход через ваш Telegram.

Добавьте бота в группу

Кнопка «Добавить бота в группу», выбираете чат. Боту нужно право публиковать сообщения, иначе ему негде показывать карточки задач.

Выберите язык и часовой пояс

Администратор группы выбирает кнопками язык и часовой пояс, в нём будут показаны все сроки. Затем бот публикует карточку регистрации: участники нажимают «Добавить меня в исполнители» и открывают личный диалог с ботом. Без диалога напоминания в личку не дойдут, потому что Telegram запрещает ботам писать первыми.

Поставьте первую задачу

В группе: /task @Малика @Рустам подготовить смету к пятнице 15:00. Появится карточка со статусом каждого, кнопкой «Моя часть готова» и ссылкой на Mini App.

Какие права дать боту в группе и зачем

Ссылка «Добавить бота в группу» сразу предлагает Telegram выдать боту два права администратора: удалять сообщения и закреплять их. Соглашаться не обязательно. Ниже по каждому праву, что оно даёт и что изменится без него.

Публиковать сообщения: Из всех прав обязательно только это, остальные можно не давать. В обычной группе оно есть у любого участника, и бот получает его вместе с добавлением. Если участникам писать запрещено, без прав администратора карточка в чат не попадёт. Задача при этом всё равно создаётся: её видно в Mini App, исполнители получают её в личку, а карточка появится в группе, как только у бота появится право писать.
Удалять сообщения: Нужно, чтобы убирать из переписки команды людей, например сообщение, из которого создана задача. Свои служебные ответы бот удаляет и так, а вот чужие команды без этого права останутся висеть в ленте.
Закреплять сообщения: Бот закрепляет карточку регистрации, через которую новые коллеги сообщают о себе боту. Без этого права карточка останется в ленте обычным сообщением, и искать её придётся прокруткой.
Видеть уход участников сразу: Telegram сообщает о выходе и исключении людей только ботам-администраторам. Бот без прав узнает об этом позже, при регулярной сверке состава.
Чего бот не просит: Прав на бан участников и назначение администраторов бот не запрашивает. Название и описание группы он тоже не меняет: для контроля поручений это ни к чему.

Если бота добавили обычным участником, настройка группы всё равно проходит до конца. Бот один раз пишет отдельным сообщением, чего группе не хватает, и прикладывает кнопку «Выдать права боту». Когда права выданы, никаких новых сообщений не будет: предупреждение просто исчезает из карточки настройки.

Как бот узнаёт участников группы

Этот момент чаще всего удивляет при подключении. Telegram не отдаёт ботам список участников группы, поэтому бот не может сразу знать всех, кто в ней состоит.

Бот запоминает тех, кто себя проявил

Человек попадает в список, когда пишет в группе, нажимает кнопку в сообщении бота, открывает Mini App или жмёт кнопку регистрации в закреплённой карточке. После подключения удобно попросить коллег сделать это в первый же день: тогда назначать можно будет из списка, а поручение «всем» дойдёт до каждого.

Администратор может добавить людей сам

В личном чате с ботом администратор группы выбирает коллег стандартным окном выбора контактов Telegram, до десяти человек за раз. Бот проверяет каждого через Telegram и вносит в список только тех, кто действительно состоит в группе.

Незнакомый @username ждёт подтверждения

Если в задаче упомянут человек, которого бот ещё не видел, назначение создаётся в виде приглашения. Исполнителем оно станет, когда бот убедится, что этот @username принадлежит участнику группы. Угадывать по похожему имени бот не будет, и в просрочку такое приглашение не попадает.

Что бот делает в группе

Ведёт карточку задачи

На каждую задачу в чате одна карточка, и при любом изменении бот правит её на месте. В ней видно, кто назначен и до какого срока, кто уже отчитался и сколько всего готово, например «1 из 3».

Следит за сроками

Срок можно дать один на всех или свой каждому исполнителю. Просрочка видна в карточке и в статистике.

Напоминает лично

За сутки, за три часа и за час до срока, а у срока без времени — утром накануне и утром в день срока. В личные сообщения тем, кто не отчитался. Сам в группу до срока не пишет.

Сообщает о просрочке один раз

В группу уходит одно сообщение со списком не успевших, и после закрытия задачи бот его убирает.

Принимает результат

Если включена приёмка, постановщик подтверждает работу или возвращает на доработку. Чек-листы, комментарии и файлы хранятся внутри задачи.

Открывает Mini App

В приложении внутри Telegram собраны списки задач, календарь сроков, история и рейтинг дисциплины, так что заходить на отдельный сайт не придётся.

Добавить в группу

Всё это бесплатно и работает, как только администратор выберет язык и часовой пояс группы.

См. также: Контроль задач сотрудников · Планировщик задач для команды · Делегирование задач · Бот-напоминалка · Исполнительская дисциплина · Нематериальная мотивация · инструкция по контролю поручений · сравнение с альтернативами.

Что с безопасностью и чистотой чата

Переписку не разбирает: Задачи бот создаёт только по команде /task и из Mini App. Текст обычных сообщений он не хранит: из них он отмечает только автора, чтобы знать участников группы. Никаких userbot-аккаунтов, только официальный Bot API.
Группы изолированы: Участники одной группы не видят задачи другой. Права проверяются на сервере при каждом действии.
Не спамит: Ни повторных карточек, ни ежедневного «напоминаю всем». «Итоги недели» приходят одним сообщением и без звука.
Файлы остаются в Telegram: Материалы задачи и доказательства выполнения не копируются на сторонний сервер. Бот хранит только ссылку на файл, которую выдал Telegram.

Что бот пишет в общий чат, а что отправляет в личку

Перед подключением любого бота в рабочую группу чаще всего боятся, что чат превратится в ленту уведомлений. Правила на этот счёт строгие, и проверить их можно на первой же задаче.

Появляется в группе

карточка задачи, одна на поручение; при любом изменении она редактируется, а после закрытия сворачивается до короткого итога и остаётся в истории чата;
одно сообщение о просрочке со списком не успевших, которое убирается после закрытия задачи;
комментарии к задаче, опубликованные ботом с именем автора;
короткие ответы на команды, которые сами исчезают через 20 секунд или через три минуты, если в ответе есть кнопка;
«Итоги недели», если их включили: приходят без звука, а прошлая неделя при этом сжимается до одной строки.

Уходит в личные сообщения

напоминания до срока, только тем, кто ещё не отчитался;
напоминания после просрочки исполнителю и постановщику: три дня подряд, затем в плане недели; исполнителю, который ответил, бот больше не пишет;
ручное напоминание по кнопке «Напомнить»;
файлы задачи, которые бот присылает тому, кто нажал «Файлы».

Групповая карточка одинакова для всех, а кнопки на ней проверяют, кто нажал. «Моя часть готова» от человека, который в задаче не назначен, ничего не изменит, и так же сервер проверяет каждое действие в Mini App.

Чем рабочий бот отличается от модераторов и развлекательных ботов

По запросу «бот для группы телеграм» чаще всего находятся боты другого назначения. Их полезно различать заранее, чтобы не ждать от одного бота работы другого.

Боты-модераторы и антиспам

Модератор следит за участниками: удаляет рекламу, приветствует новичков, выдаёт предупреждения и баны. Для этого ему нужны широкие права и доступ ко всей переписке. DeloPulse за людьми не следит. Он работает с поручениями: кому, что и к какому сроку. Банить он не умеет и таких прав не просит, а из чужих сообщений убирает только команды, адресованные ему самому.

Таск-боты с одним общим статусом

Ближе всего к DeloPulse боты для задач. Разница проявляется, когда исполнителей несколько: у большинства таких ботов у задачи один статус на всех, и отметки «сделал» от одного человека достаточно, чтобы задача выглядела выполненной. Здесь отчитывается каждый назначенный, и задача закрывается, когда отметились все. Подробное сравнение по конкретным ботам и трекерам собрано на странице сравнения с альтернативами.

Боты с викторинами, розыгрышами и опросами годятся для общения, задач они не ведут. Опрос «кто возьмёт отчёт?» закроется голосами, а через неделю по нему уже не понять, сдан ли отчёт. У поручения в DeloPulse есть исполнитель, срок, отметка о выполнении и приёмка, и после закрытия задача остаётся в истории Mini App. Накруткой участников и продвижением каналов бот не занимается.

Ошибки первой недели и как их избежать

Когда бот в группе вроде бы работает, но руководитель недоволен, причина обычно в одном из этих мест.

Никто не открыл личку с ботом

Карточки есть, а напоминаний никто не получает. Telegram не даёт ботам писать первыми, поэтому каждому исполнителю нужно один раз нажать «Подключить уведомления». В карточке видно, у кого личные уведомления пока не подключены.

Поручение «всем» в первый же час

«Всем» означает всех участников, которых бот уже знает. Если половина группы ещё ни разу не проявилась, задача достанется только другой половине. Сначала попросите коллег зарегистрироваться.

Срок словами

«На днях» или «как будет время» не дают момента для напоминания. Пишите дату и время: «к пятнице 15:00». Если срок должен назвать сам исполнитель, для этого есть отдельный режим, и бот попросит его назвать дату.

Обсуждение ушло в общий поток

Вопрос по задаче задали обычным сообщением, и через час его не найти. Комментарий к задаче привязан к ней: его видно в Mini App, и в группе бот подписывает его номером и названием задачи.

Как формулировать поручения так, чтобы их можно было проконтролировать, подробно разобрано в инструкции по контролю поручений и в статье как правильно ставить задачи сотрудникам.

Частые вопросы

Бот бесплатный для группы любого размера?

Да. Тарифов нет, лимитов на участников и задачи нет. Размер группы на работу бота не влияет.

Какие права нужны боту?

Право публиковать сообщения, чтобы показывать и редактировать карточки. Если в группе участникам писать запрещено, боту понадобятся права администратора.

Что будет, если участник не открыл личку с ботом?

Он получает упоминания в группе, а карточка показывает, кого напоминания пока не достают. Подключить личные уведомления можно в любой момент: нажать «Подключить уведомления» и «Старт» в диалоге с ботом.

Можно добавить бота в несколько групп?

Да. Один человек может состоять в нескольких группах с DeloPulse и видеть личную сводку по всем в Mini App. Данные групп между собой не пересекаются.

Как добавить бота в группу Telegram?

Нажмите «Добавить бота в группу» на этой странице, выберите чат в Telegram и подтвердите права, которые предложит окно. Добавить бота может тот, кому в группе разрешено добавлять участников, а права администратора ему выдаёт только администратор группы. Затем администратор выбирает в сообщении бота язык и часовой пояс, а коллегам стоит нажать «Добавить меня в исполнители» и открыть с ботом личный диалог.

Бот работает без прав администратора?

Да, если участникам группы разрешено писать. Карточки, кнопки, напоминания и Mini App работают так же. Без прав команды людей остаются в переписке, карточка регистрации не закрепляется, а об уходе участника бот узнает позже. Если писать в группе участникам запрещено, карточки не появятся, пока бот не станет администратором, но задачи создаются и ведутся в Mini App и в личке.

Начните за минуту

Добавьте бота в рабочую группу

Первая задача появится через минуту после подключения. Если не понравится, удалить бота из группы так же просто, как добавить.

Добавить бота в группу