Сценарий · планировщик задач для команды
Если вы искали «Планировщик заданий» из Windows, это не сюда. Здесь речь о планировщике задач для команды и сотрудников: задачи ставятся в рабочей группе Telegram, у каждого исполнителя свой срок и статус, а список, календарь и статистика открываются в приложении внутри того же Telegram. DeloPulse бесплатный, регистрации в нём нет.
Работает на телефоне и на компьютере, везде, где у вас открывается Telegram.
Обычно хватает четырёх вещей.
Все задачи группы с фильтрами по исполнителю, статусу и сроку. Утром видно, у кого срок сегодня, и чат для этого листать не нужно.
Что должно быть сдано сегодня, что на неделе, у кого пять задач на один день. В Mini App есть календарь по группе и личный по всем группам, где вы состоите.
Отчёт по понедельникам, сверка первого числа. Такие задачи планировщик создаёт по расписанию, и никому не нужно помнить, что сегодня первое.
Бот сам пишет исполнителям до срока. Руководителю не нужно держать в голове, кому и когда напомнить.
Ставить и отмечать задачи удобнее в чате, смотреть на всю неделю удобнее в Mini App. Данные у них общие: отметка, сделанная в группе, сразу видна в приложении.
Командой с исполнителями и сроком: /task @Малика @Рустам смета по объекту 12.09 18:00. Или через мастер в Mini App, три шага: что, кто, когда. Назначить можно конкретных людей, всех или заранее заведённую группу вроде «дежурные».
Срок общий или персональный. Исполнитель может попросить перенести срок или задать вопрос. Перенос постановщик одобряет или отклоняет, а на вопрос отвечает комментарием к задаче.
В Mini App: задачи группы, календарь сроков, история изменений, статистика группы. Плюс личный экран со всеми вашими задачами из всех групп.
Например, «каждый понедельник в 10:00» или «первого числа». Дальше задачи появляются сами и попадают к исполнителям как обычные.
Доля задач в срок по каждому за неделю, месяц, квартал. Раз в неделю бот без звука присылает в группу короткие «Итоги недели»: закрыто, в работе, просрочено.
От срока зависит, попадёт ли задача в календарь и будет ли бот по ней напоминать. Вариантов пять, и выбирать стоит по тому, как будет сдаваться работа.
/task @Дилноза прайс для дилеров 17.09 16:00. Напоминания приходят за сутки, за три часа и за час до срока.Повторяющаяся работа в командах обычно держится на памяти руководителя. Её стоит перенести в планировщик первой: руководитель уходит в отпуск, и акт сверки первого числа уже никто не запрашивает.
Исполнителей можно назвать поимённо, и тогда они закреплены за серией. Если назначить задачу на всех или на типовую группу вроде «дежурные», каждая новая задача получит состав на момент своего появления: сотрудник, которого вчера добавили в «дежурные», попадёт уже в ближайшее дежурство. День и время серии можно поменять позже, прошлые задачи и их история при этом сохраняются.
Переносить в планировщик всё, что накопилось в переписке, не нужно. Достаточно вести через него новую работу, и через неделю список задач группы будет отражать реальную загрузку.
В первый день добавьте бота в группу и заведите регулярные задачи: всё, что команда делает каждый день, каждую неделю или раз в месяц. Их обычно немного, а забывают о них чаще, чем о разовых.
Попросите сотрудников один раз открыть личный диалог с ботом. Telegram не разрешает ботам писать первыми, и без этого напоминания до человека не дойдут.
«К среде» один сотрудник прочитает как утро среды, другой как конец дня. Ставьте их командой /task с точным сроком или через три шага мастера в Mini App. Если задача на двоих, лучше сразу развести сроки, чем потом выяснять, кто кого ждал.
Календарь группы показывает, у кого сроки собрались в один день. Если у одного сотрудника три сдачи в четверг, а у соседа ни одной, перенесите часть задач сейчас, пока до сроков есть запас.
Если вы руководите несколькими отделами, пригодится личный экран в Mini App: на нём ваши задачи из всех групп, где вы состоите.
Доля задач в срок показывается вместе с числом задач, например «100% · 2 из 2». После первой недели такие цифры говорят немного, выводы делайте по месяцу. Если доля и через месяц остаётся низкой, причины и что с ними делать собраны на странице про низкую исполнительскую дисциплину. Администратор группы может включить в чате тихие «Итоги недели». По умолчанию они выключены, после включения приходят по понедельникам в 09:00, а день и время можно поменять.
Зависит от того, что именно вы планируете.
Список, календарь и статистика появятся сразу после первой задачи со сроком.
См. также: Контроль задач сотрудников · Делегирование задач · Бот-напоминалка · Бот для рабочей группы · Исполнительская дисциплина · Нематериальная мотивация · инструкция по контролю поручений · сравнение с альтернативами · Журнал учёта поручений.
Каждым из этих способов пользуются не зря, у каждого есть своя сильная сторона. Ниже про то, где именно он перестаёт справляться с потоком поручений.
Самый распространённый планировщик: «Рустам, отчёт в пятницу». Срок назван, но о нём никто не напомнит, а через сотню сообщений его уже не найти.
Работает, пока её кто-то обновляет. Сотрудники редко отмечают выполнение в таблице сами, и к концу недели она отстаёт от реального положения дел. Если таблица всё же нужна, например для отчёта наверх, посмотрите шаблон таблицы контроля поручений.
Хорошо показывает встречи и дедлайны. У события в календаре при этом нет исполнителя, который обязан отчитаться, и после даты непонятно, сделана работа или про неё забыли.
Trello и похожие доски удобны для проектов с этапами. Для потока поручений доска обычно пустеет через пару недель: задачи обсуждаются в Telegram, а на доску попадают с опозданием или не попадают вовсе. Чем заменить доску для поручений из чата, разобрано на странице об аналоге Trello в Telegram.
DeloPulse рядом с Trello, Bitrix24, Weeek и таск-ботами для Telegram разобран в сравнении трекеров задач для команды.
Устанавливать нечего. Бот добавляется в группу Telegram, а список и календарь открываются в Mini App, это приложение внутри самого Telegram. Работает на телефоне и на компьютере.
Да, бесплатный. Тарифов нет, лимитов на участников, задачи и группы тоже, поэтому с ростом команды ничего не меняется.
Основной сценарий командный. Есть личное пространство для поручений один на один, без общей группы, но список покупок в нём вести не стоит: продукт про работу, которую делают другие люди.
Да, в Mini App. Задачи без срока в календарь не попадают: у них нет даты, к которой их можно привязать, и напоминаний по ним тоже нет.
Выходные учитывает: расписание «каждый рабочий день» создаёт задачи с понедельника по пятницу, а можно выбрать и конкретные дни недели. Государственные праздники и переносы рабочих дней планировщик не знает, в такие дни регулярная задача появится как обычно.
Откройте в Mini App список задач группы и отфильтруйте его по исполнителю: будут видны все его задачи и сроки. Календарь группы показывает, на какие дни сроки собрались плотнее всего.
Начните за минуту
Добавьте DeloPulse в рабочую группу, поставьте три задачи со сроками и откройте календарь. Это займёт минут пять.
Добавить бота в группу