الاستخدام · توزيع المهام

توزيع المهام على الموظفين دون أن يثبّت أحد تطبيقًا جديدًا

أغلب أدوات توزيع المهام تبدأ بدعوة وكلمة مرور ومقعد في اشتراك، ونصف الفريق لا يتجاوز هذه الخطوة. DeloPulse يوزّع المهام حيث يتحدث الفريق أصلًا: تكتب الأمر /task وتُشير إلى الأسماء داخل المجموعة، فيحصل كل واحد منهم على سطره على البطاقة، وموعده، وزر «أنجزت» الخاص به.

أضف البوت إلى مجموعتك

مجاني بلا تسجيل ولا سعر لكل مقعد · يعمل في المجموعة وفي التكليف المباشر بين اثنين.

أربع طرق لتوزيع المهمة

جميعها تنتهي إلى الشيء نفسه: بطاقة عليها أسماء، وكل اسم مسؤول عن جزئه وحده.

أشِر إلى من سيقوم بالعمل

اكتب في المجموعة /task @ahmed @sara جهّزوا تقرير يوليو 25.07 18:00. يقرأ البوت الأسماء والموعد، وينشئ البطاقة، ويكلّف الاثنين. وإذا فضّلت ألّا تكتب أمام الجميع، تُنشأ المهمة نفسها من التطبيق المصغّر.

وزّعها على مجموعة أسماء حفظتها مرة واحدة

الأقسام والورديات تتغير ببطء. احفظ مجموعة من الأشخاص باسم واحد — «المحاسبة»، «مناوبة اليوم» — ثم أسنِد إليها العمل بالاسم. ويبقى كل فرد فيها مطالَبًا بالإبلاغ عن نفسه.

وزّعها على كل من في المحادثة

للأشياء التي تخص الجميع فعلًا: تعميم للسلامة، أو استمارة يوقّعها كل موظف، أو كشف حضور. و«الجميع» هم الأعضاء الذين يعرفهم البوت، فاطلب من الزملاء التسجيل أولًا. يعرض العدّاد كم واحدًا أنهاها، فترى مثلًا أن أربعة عشر من عشرين وقّعوا الاستمارة، دون أن تسأل في المحادثة.

كلّف شخصًا واحدًا بلا مجموعة

المهمة الشخصية تصل إلى محادثة خاصة مع الموظف: لا جمهور، ولا إعلان تأخير أمام أحد. أما الموعد والتذكير والتقرير فتعمل كما تعمل داخل المجموعة تمامًا.

ما الذي يعود إليك بعد التوزيع

توزيع العمل هو الجزء السهل. أما ما يلي فهو ما يضيع عادةً بعد إرسال الرسالة.

عدّاد على البطاقة: 1 / 3 تعني أن واحدًا من ثلاثة أبلغ. يتحدث في مكانه، فما تراه في المحادثة هو الحال الآن لا لقطة من يوم الاثنين.
حالة لكل شخص: قَبِل، يعمل عليها، أنهى، أو أُعيدت إليه للتعديل. فإذا توقف أحد الثلاثة ظهر ذلك في سطره.
قرارك في النتيجة: إذا فعّلت الاعتماد، تعتمد العمل أو تعيده مع تعليق. فإذا سُلّم الجدول ناقص الأعمدة، تعيده من البطاقة نفسها مع ملاحظة بما ينقصه.
طلبات بدل الصمت: يستطيع المكلّف أن يسأل في تعليق على المهمة فتجيبه هناك، أو أن يطلب تمديد الموعد فتوافق عليه أو ترفضه، وتبقى على البطاقة إشارة إلى طلب التمديد.
ملاحقة لا تقوم بها بنفسك: يكتب البوت في الخاص قبل الموعد بأربع وعشرين ساعة وبثلاث ساعات وبساعة (وإن كان الموعد تاريخًا بلا ساعة، ففي صباح يوم العمل السابق وصباح يوم الموعد)، ولمن عليه شيء فقط. وحين تحتاج أن تستعجل قبل ذلك، على البطاقة زر تذكير لا يعمل أكثر من مرة كل أربع ساعات للمهمة الواحدة.
سجل يمكن العودة إليه: من كُلِّف، ومتى أبلغ، وكيف تحرّك الموعد. في التطبيق المصغّر يصير ذلك قائمة بمرشّحات وتقويمًا وإحصاءات لكل فترة.

إذا كنت تبحث تحديدًا عن جدول أو نموذج لمتابعة المهام، هناك صفحة تشرح ما الذي يجب أن يحتويه الجدول، ولماذا يتوقف عن عكس الواقع بعد أسبوعين.

لماذا لا تُنتج عبارة «الرجاء من الجميع» شيئًا

الإخفاقات نفسها تراها في مجموعة المبيعات وفي مجموعة الورشة.

المهمة بلا اسم بلا صاحب

الرسالة الموجّهة إلى المحادثة يقرأها كل واحد على أنها تخص شخصًا آخر. ذكر الأسماء يكلف ضغطة واحدة، ويزيل الالتباس الذي صنعته الرسالة نفسها.

الجواب يصل على هيئة رسالة

كلمة «تم» في محادثة مزدحمة تختفي خلال ساعة. وبعد أسبوعين لا أحد يستطيع أن يعيد بناء من سلّم فعلًا ومن مرّ الأمر عليه بصمت.

لا بد لأحدهم أن يلاحق

تذكّر من عليه ماذا، ومتى يُسأل ثانية، عمل قائم بذاته. وغالبًا يقع على المدير الذي لا يملك وقتًا له، ولذلك يتوقف يوم الأربعاء.

أضف البوت إلى مجموعتك

التوزيع نفسه يستغرق سطرًا واحدًا في المحادثة. جرّبه على مهمة حقيقية اليوم.

لمن يصلح ولمن لا يصلح

يصلح حين

توزّع العمل على موظفين موجودين أصلًا في مجموعة تيليجرام؛
تذهب المهمة نفسها إلى عدة أشخاص، وكل واحد مسؤول عن نصيبه؛
لن ينشئ أحد حسابًا ولا يتذكر كلمة مرور ولا يدفع لكل مقعد؛
تريد أن تعرف من تأخر قبل أن يخبرك العميل.

لا يصلح إذا

كنت تحتاج جدولة ورديات أو رواتب أو نظام موارد بشرية؛
كنت تريد لوحات ومراحل ومخططات تقدّم؛
كان العمل قائمة شخصية لا شيئًا يُسنَد بين الناس.

الأسئلة الشائعة

كيف يعرف البوت أي موظف أقصد؟

من اسم المستخدم الذي أشرت إليه. وإن لم يسبق لذلك الشخص أن تعامل مع البوت، تنتظره المهمة باسمه وتُربط به تلقائيًا أول مرة يظهر فيها. وتُظهر البطاقة بوضوح أن الربط ما زال معلّقًا بدل أن تخمّن شخصًا وتُسند إليه العمل.

هل يمكن أن تذهب المهمة نفسها إلى شخصين دون تقسيمها؟

نعم، وهذه هي الحالة التي بُني عليها المنتج. تبقى المهمة بطاقة واحدة، ويبلّغ كل مكلّف عنها على حدة. وهذا ما يفرقها عن بند مشترك يخفي فيه ضغط شخص واحد على الزر ما لم يفعله الاثنان الآخران.

هل أستطيع تحديد موعد مختلف لأحد المكلّفين؟

نعم. يمكن أن تحمل المهمة موعدًا عامًا ومواعيد شخصية فوقه، وهو ما يحتاجه العمل المتسلسل. ويُقاس التأخير مقابل الموعد الذي يخص ذلك الشخص.

ماذا عن عمل يجب أن يُراجَع قبل أن يُحتسب؟

فعّل الاعتماد للمهمة: يضع المكلّف علامة الإنجاز، ثم تعتمد النتيجة أو تعيدها مع تعليق. والوقت الذي قضيته في المراجعة لا يُحسب على الموظف في إحصاءات الانضباط.

هل هو مجاني فعلًا؟

نعم، بكل ما فيه: تعدد المكلّفين، والتذكيرات، والمهام المتكررة، والمرفقات، والتطبيق المصغّر، والتقارير. لا حد لعدد الأعضاء ولا خطة مدفوعة.

ابدأ بمهمة واحدة

وزّع شيئًا اليوم وانظر ما الذي يعود

أضف DeloPulse إلى المجموعة التي يعمل فيها فريقك، ووزّع مهمة حقيقية بموعد محدد، ثم افتح البطاقة صباح الغد.

أضف البوت إلى المجموعة